La société VERHAEGHE, SAS au capital de 2.000.000 euros, dont le siège social est situé Route de Lynck, 59630 Cappelle-Brouck, immatriculée au RCS d’Arras sous le n°076 550 060 et dont Monsieur Frédéric HAZAN, son Directeur Général Délégué, est le représentant légal, est amené à traiter des informations vous concernant, dans le cadre de l’utilisation de son site institutionnel ets-verhaeghe.fr et de votre relation commerciale.
Par exemple, en remplissant le formulaire d’ouverture de compte, en échangeant avec les technico-commerciaux de VERHAEGHE, vous transmettez des informations, dont certaines sont de nature à vous identifier (ci-après « Données Personnelles »).
VERHAEGHE s’engage à ce que le traitement de vos Données Personnelles soit conforme au Règlement Européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Vos Données Personnelles ne sont traitées que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, soit l’une des bases juridiques suivantes :
- l’exécution d’un contrat conclu entre le client et VERHAEGHE ;
- le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
- votre consentement à l’utilisation de vos Données Personnelles ;
- l’existence d’un intérêt légitime à l’utilisation de vos Données Personnelles.
1 - Quelles sont les Données Personnelles collectées ?
Les données que vous nous transmettez directement
Il s’agit des données que vous communiquez à VERHAEGHE lors de vos différents contacts et lorsque vous remplissez des formulaires papier ou en ligne, soit notamment :
- des éléments d’identification personnelle, tels que le nom, le prénom, la signature ;
- des coordonnées de contact, telles que l’adresse électronique, le numéro de fax, le numéro de téléphone fixe et/ou portable, l’adresse postale ;
- les données professionnelles, telles que la forme juridique, la raison sociale et l’adresse de l’exploitation, le numéro de SIRET, le numéro de TVA Intracommunautaire.
Lesdits formulaires distinguent les données devant être obligatoirement collectées pour vous permettre de bénéficier des produits et services de VERHAEGHE des données simplement optionnelles, pour lesquelles vous pouvez à tout moment demander la suppression dans les conditions précisées à l’article 6.
Les données que nous collectons à l’occasion de notre relation commerciale
- des données de facturation, telles que l’adresse de facturation, l’historique des factures, les impayés et situations de contentieux ;
- les adresses d’enlèvement et/ou de livraison ;
- des données sur le moyen de paiement choisi, telles que le mandat SEPA, les coordonnées bancaires ;
- les données relatives à la gestion du contrat, telles que le numéro de référence client et le tiers de regroupement (lorsque plusieurs exploitations sont liées), l’historique des commandes;
- les demandes faites par mail, téléphone ou fax ou depuis les formulaires de contact des Outils Web et les échanges subséquents ;
- les demandes de désinscription aux lettres d’information ;
- les données d’accès aux Outils Web, tels que les identifiants et mots de passe ;
- les données de géolocalisation des exploitations (selon le service souscrit) ;
- des données comptables, telles que les relevés de compte
2 - Pour quelles finalités vos Données Personnelles sont-elles utilisées ?
Traitements nécessaires à l’exécution du contrat par VERHAEGHE
- Gestion des comptes clients ;
- Gestion des commandes et livraisons de matériel neuf et occasion, de pièces détachées ;
- Gestion des activités de réparation de matériel ;
- Facturation, perception des paiements, gestion des impayés ;
- Gestion des contentieux clients ;
- Gestion de la relation client pour toute question ou réclamation ;
- Envoi d’informations techniques auprès des clients.
Finalités associées au dépôt de cookies sur votre navigateur
- Fonctionnement et optimisation de la navigation des Outils Web : amélioration des fonctionnalités, réalisation d’opérations techniques internes dans le cadre de la résolution de problèmes, mise en œuvre de mesures de sécurité et mesures de qualité d’affichage des contenus ;
- Mesure de fréquentation et d’audience : établissement de statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation anonymes des éléments composant les Outils Web afin d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des services.
Finalités répondant à une obligation légale, réglementaire, administrative ou judiciaire
- Gestion de l’exercice de vos droits sur vos Données Personnelles dans les conditions prévues à l’article 6 ;
- D’une manière générale, respect de toutes obligations juridiques, fiscales, statutaires et réglementaires et de toute demande officielle émanant d’une autorité publique ou judiciaire auxquelles VERHAEGHE doit répondre.
Opérations marketing et de prospection commerciale
- Prospection commerciale auprès d’un listing de prospects professionnels ;
- Envoi d’informations techniques et commerciales auprès des clients et prospects ;
- Adaptation de l’information technique et commerciale envoyée aux clients en fonction du chiffre d’affaires, du type d’activité exercée.
3 - Qui est susceptible d’avoir accès à vos Données Personnelles ?
Les sous-traitants de VERHAEGHE
Certaines de vos Données Personnelles peuvent être rendues accessibles aux sous-traitants suivants, qui assurent des prestations pour le compte de VERHAEGHE, notamment :
- le service informatique, financier, commercial et de publipostage de la société mère de VERHAEGHE (société ADVITAM PERFORMANCE) ;
- les prestataires des logiciels d’ERP, de CRM, de commandes et de comptabilité utilisés par VERHAEGHE ;
- les prestataires de services de messageries web et de téléphonie ;
- les prestataires d’outils d’emailing et d’envoi de sms groupés ;
- les hébergeurs de données ;
- les prestataires informatiques des Outils Web ;
- les sociétés de recouvrement et avocats, en cas d’impayés et de litiges ;
- les fournisseurs (achat direct), transporteurs et sociétés de stockage ;
- les prestataires de solutions analytiques ou de statistiques.
Les autorités de police, administratives ou judiciaires
VERHAEGHE est susceptible de transmettre certaines de vos Données Personnelles à ces destinataires lorsque la loi ou la réglementation l’exige ou lorsque les instances ou autorités le demandent.
Les autres destinataires
VERHAEGHE est également susceptible de transmettre certaines de vos Données Personnelles à des partenaires institutionnels ou commerciaux dans le cadre des finalités de traitement visées à l’article 2 :
- des banques ;
- des constructeurs de matériel agricole ;
- des commissaires aux comptes et auditeurs ;
- le centre de gestion comptable du client (sous condition de mandat accepté par vous) ;
- des clients industriels (pour vérification du respect des critères de durabilité) ;
- les organismes interprofessionnels auxquels le client a adhéré.
4 - Vos données sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?
Certaines de vos Données Personnelles sont susceptibles d’être transférées à des sous-traitants situés hors de l’Union Européenne. En cas de transfert de ce type, VERHAEGHE s’efforce de s’assurer que ce traitement est effectué conformément à la présente politique de confidentialité et qu’il soit encadré par des clauses contractuelles types de la Commission européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.
5 - Combien de temps conservons-nous vos données ?
Vos Données Personnelles sont conservées dans le cadre des finalités indiquées précédemment, selon le tableau ci-dessous :
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Finalité |
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Catégorie de Données Personnelles |
Durée de conservation |
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Gestion de la relation client |
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Données |
d’identification, |
de |
contact |
5 ans à compter de la résiliation du contrat |
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client et sur les échanges |
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Gestion de la relation prospect |
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Données |
d’identification, |
de |
contact |
3 ans à compter du dernier contact |
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prospect et sur les échanges |
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Gestion |
des |
commandes, |
des |
Données sur la facturation, les |
5 ans à compter de la résiliation du contrat |
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prestations de service et de la |
paiements, les commandes et les |
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facturation |
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prestations réalisées |
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Paiements |
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Données bancaires |
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14 mois à compter de la résiliation du contrat |
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Gestion des comptes clients sur les |
Données |
d’identification |
et |
5 ans à compter de la résiliation du contrat |
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Outils Web |
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historiques |
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Amélioration des fonctionnalités des |
Données de connexion et de |
12 mois à compter de leur enregistrement |
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Outils Web et mesures d’audience |
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navigation |
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Respect |
d’obligations, |
légales, |
Données exigées pour y répondre |
Durée de conservation légale ou réglementaire |
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réglementaires, |
administratives |
ou |
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applicable |
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judiciaires |
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6 - Quels sont vos droits ?
Vos droits en matière d’accès à vos données
Vous disposez d’un droit d’accès à vos Données Personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, limitées, complétées ou mises à jour. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données ou vous opposer à leur traitement si vous justifiez d’un motif légitime. Vous pouvez demander à exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de recevoir les Données Personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements. Vous pouvez formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès.
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@a-ae.fr
Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande.
Enfin, nous vous informons que vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez avoir subi une violation de vos Données Personnelles, si vous considérez que leur traitement constitue une violation de vos droits. Il s’agit en France de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Vos droits en matière d’envoi d’informations techniques et commerciales et de prospection commerciale
Vous avez toujours la possibilité de vous opposer à la réception de newsletters en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans chaque e-mail.
Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos coordonnées de contact pour de la prospection commerciale, en adressant votre demande à l’adresse mail : dpo@a-ae.fr, ou en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans l’e-mail.
7 - Quelles sont vos obligations en matière de protection des données à caractère personnel ?
Si vous transmettez à VERHAEGHE des données à caractère personnel concernant des tiers, notamment lorsque vous désignez un délégué pour votre stratégie de traitement, pour l’application de produits phytosanitaires ou l’enlèvement ou la réception de produits, vous vous portez fort du respect auprès d’eux des obligations résultant du RGPD et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et vous engagez notamment à les informer du traitement de leurs données et de leurs droits et à obtenir leur consentement préalable, le cas échéant.
